Productdossier V1.1
ARCHON-LENS Verschuif om document en context te verbinden
18% verrijkt
Jarenlang opgeslagen documenten vormen nog geen betrouwbare informatiehuishouding. Zonder context wordt elke map een nieuwe zoekactie — en elk antwoord een aanname.
Metadata ontbreken, versies lopen door elkaar en dossiers raken verdeeld over SharePoint, e-mail, legacy-omgevingen en persoonlijke opslag. Ondertussen vragen de Woo, de Archiefwet en interne controle om informatie die snel vindbaar én verdedigbaar is. Het DUTO-raamwerk helpt organisaties die duurzame toegankelijkheid in te richten.
Archon vervangt geen bestaande applicatie. Het beweegt door de informatiearchitectuur heen en voegt samenhang toe waar die ontbreekt.
OCR maakt scans, PDF-bestanden en afbeeldingen leesbaar en doorzoekbaar.
Inhoud beschikbaarDocumenttypen, versies, dossiers, tijdlijnen en processtappen worden verbonden.
Samenhang zichtbaarContext, relaties, juridische status en bewaartermijn vormen een digitaal paspoort.
Herkomst bekendRegels en kwaliteitsindicatoren leiden tot een voorstel voor verwerking.
Voorstel gereedBewaren, vernietigen of onderzoeken wordt na autorisatie aantoonbaar uitgevoerd.
Besluit geborgdArchon brengt ook black data in beeld: informatie die wel aanwezig is, maar onvoldoende wordt beheerd, ontsloten of in context is geregistreerd. Het onderzoekt miljoenen documenten op inhoud, betekenis en context. Machine learning leert organisatiespecifieke documentsoorten herkennen, terwijl de informatieprofessional de uitkomst beoordeelt.
Exacte kopieën, bijna-duplicaten en opvolgende versies.
VergelijkenPatronen voor persoonsgegevens en gevoelige informatie.
SignalerenPrivacygevoelige en andere mogelijk af te lakken passages automatisch markeren. De ambtenaar beoordeelt en besluit wat wordt gelakt.
MarkerenOntbrekende stukken, relaties, tijdlijnen en processtappen.
ReconstruerenOntbrekende, conflicterende of inconsistente kenmerken.
ValiderenCultuurhistorische en maatschappelijke waarde voor archief en BI.
HerkennenDigitaal paspoort / verder dan metadata
Archon bewaart niet alleen wat een document is, maar ook waar het vandaan komt, hoe het zich tot andere objecten verhoudt en wat ermee mag gebeuren. Daardoor blijven authenticiteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid controleerbaar.
Zodra een document definitief is, kan Archon het archiveerbaar maken en onveranderlijk vastleggen — samen met context, metadata en de beslissing zelf. Via een pre-depot kan informatie eerst worden onderzocht en archiefgereed gemaakt, voordat zij naar het archief of e-depot gaat.
Archon kan tijdelijk worden ingezet voor opschoning, periodiek voor kwaliteitscontrole of structureel als aanvullende voorziening. Na afloop kan het weer worden uitgeschakeld, zonder kostbare systeemmigratie.
SharePoint, fileservers, e-mail, applicaties en dark data.
Herkennen, verrijken en classificeren. Eventueel via een pre-depot, met autorisatie door de professional.
e-Depot, lokaal datacenter, private cloud of HCP-platform.
Documentanalyse, algoritmen en taalmodellen kunnen binnen de eigen infrastructuur blijven.
Archon reikt tot de opslaglaag waar informatie langdurig en bewijsbaar rust.
Met onder meer het HCP-platform van Hitachi Vantara kan archiefopslag binnen de eigen infrastructuur worden ingericht.
Archon sluit aan op de uitgangspunten van NORA, GEMMA en Common Ground. Het voegt analyse, metadata-verrijking en archivering toe rondom bestaande gemeentelijke systemen.
Bestaande applicaties en bronregistraties blijven het vertrekpunt. Archon ondersteunt de scheiding tussen gegevens, processen en functionaliteit met aanvullende diensten. Die kunnen cloud-native of binnen de eigen infrastructuur worden ingezet.
Zaaksystemen, documentopslag, databases en andere bronregistraties.
Documentanalyse, semantisch zoeken, metadata, classificatie, archivering en auditlogging.
Verrijkte informatie terug naar het juiste dossier, of archiefgereed naar een e-depot.
We ontwikkelen koppelingen met zaaksystemen zoals JOIN. De aansluiting wordt ingericht via de beschikbare interfaces en API’s, passend bij de omgeving van de organisatie.
Documenten en zaakcontext ophalen, controleren op volledigheid en voorbereiden op archivering.
ArchiverenGevonden of verrijkte documenten met hun digitale paspoort aanleveren aan het juiste proces of dossier.
VerbindenDubbelen, ontbrekende metadata, versnipperde dossiers en privacygevoelige informatie onderzoeken.
VerbeterenInformatiebeheerhandelingen vastleggen met identiteit en context, als controleerbare audittrail.
AantonenProcesbewijs / audittrail
Archon registreert de relevante handelingen, niet de documentinhoud. Elke actie is verbonden aan de digitale identiteit van de uitvoerder of verantwoordelijke. Optioneel worden registraties gehasht, van een betrouwbare tijdstempel voorzien en in een openbare blockchain verankerd.
Duurzaam bewaarde registraties en onafhankelijke verankering helpen het procesbewijs controleerbaar te houden, ook bij cyberincidenten.
Dit ondersteunt ook bestuurlijke verantwoording: zorgvuldig vastgelegde processen maken inzichtelijk welke maatregelen en besluiten vóór een incident zijn genomen.
7f3a91bc0d428e11...c05eONVERANDERDArchon is geen documentmanagementsysteem, archiefsysteem, chatbot of zoekmachine.
Pilotvoorstel / gemeentelijke markt
Lever circa 100.000 documenten aan uit een te schonen netwerkschijf, oude fileserver, vergeten database of SharePoint-omgeving. Ook informatie uit een te migreren of opnieuw in te richten applicatie kan het vertrekpunt zijn. Archon laat zien wat er werkelijk staat.
Geen licentie- en verwerkingskosten tijdens de pilot
Een feitelijk beeld van uw grijze of zwarte data, met concrete voorstellen voor vervolgstappen.
Alleen begeleiding, analyse en rapportage worden tegen een basisvergoeding uitgevoerd.
Contact / menselijke schakel
Leg uw informatievraagstuk voor aan Hans of Rick. We denken mee over bronmateriaal, onderzoeksscope en een haalbare eerste pilot.
Direct aanspreekpunt
Direct aanspreekpunt
Grip begint niet bij migreren.
Grip begint bij weten wat er staat.